Hoang: “We wisten dat we hulp nodig hadden om het deze keer goed aan te pakken. Ik heb ervaring met CRM-systemen, maar ben uiteraard geen expert in software-implementatie. Dus namen we contact op met HubSpot om te vragen wie ons kon helpen met dit project. Dankzij de aanbeveling van HubSpot kozen we voor Webs. Zij zouden ons gaan helpen met het ontwarren van onze CRM-problematiek.”
Toen Mollie samen met Webs aan de slag ging met het HubSpot-portaal van Mollie, kwamen ze tot de ontdekking dat de meeste problemen te maken hadden met het ontbreken van een gestandaardiseerd proces. Nadat ze dit onderliggende probleem hadden geïsoleerd, begonnen Mollie en Webs aan de organisatie van het HubSpot CRM:
Opschoning van de data binnen HubSpot
De eerste stap was het vaststellen van de waarde van de data binnen de gehele lifecycle en de specifieke dealfase aan de hand van vragen als: "Is de data up-to-date, relevant en nuttig?" en "Welke gegevens zijn de moeite waard om te bewaren en wat kan weg?" Dit was een logische eerste stap voor Mollie, aangezien een rommelige en inconsistente database negatieve gevolgen kan hebben voor de productiviteit van marketing en sales.
Blauwdruk voor het proces
Na het opschonen van de data richtte Mollie zich op het creëren van een blauwdruk van het ideale proces. Hiermee werd in kaart gebracht hoe het marketing- en salesproces eruit zou moeten zien binnen het HubSpot-portal.
Hoang: “De blauwdruk was voor mij een grote eye-opener. Die maakte inzichtelijk hoe het CRM-systeem verband houdt met de processen van de Sales Hub en de Marketing Hub. Dankzij de blauwdruk konden we ook bepaalde stappen binnen het verkoopproces vereenvoudigen.”
Nadat het proces in kaart was gebracht, boog Mollie zich over de implementatie van het proces binnen HubSpot. Hierbij moest een jarenlang opgebouwd bestand van valse triggers, gedupliceerde eigenschappen en ongebruikte workflows en lijsten worden opgeschoond.
Salestraining
Nadat het HubSpot-portal rond een duidelijk proces was ingericht, gaf Mollie een dag lang salesworkshops om salesmedewerkers te leren hoe ze het nieuwe verkoopproces binnen HubSpot moesten gebruiken en uit te leggen hoe de meeste Sales Hub-tools werkten.
De acht gouden regels van HubSpot
Om ervoor te zorgen dat het nieuwe verkoopproces en het opgeschoonde CRM ook in de toekomst goed bruikbaar zouden blijven, maakte Mollie een samenvatting van de salesworkshops met als titel: 'De acht gouden regels van HubSpot'. In dit document staat alles wat nieuwe medewerkers moeten weten om HubSpot gezond te houden. Daarnaast geeft het duidelijk aan wat de voordelen zijn voor verkoopmedewerkers, zodat die zich het proces snel en volledig eigen kunnen maken.
Verbinding met ons ecosysteem van tools
Hoang: “Omdat we een vrij complex HubSpot-portal en een heel ecosysteem aan tools hebben, is het essentieel dat onze organisatie (en datzelfde geldt neem ik aan voor andere SaaS-organisaties) een schaalbaar en eenvoudig te beheren verkoopproces en integratieprogramma op poten heeft. Het trainen van ons verkooppersoneel was dus een fundamenteel onderdeel van dit project. Als het nieuwe verkoopproces niet was overgenomen door onze mensen had dit project nooit kunnen slagen. Bovendien was het voor ons erg belangrijk dat HubSpot aan onze andere tools kon worden gekoppeld. Gelukkig kwamen we erachter dat je dankzij HubSpot-integraties vrij eenvoudig data kunt delen tussen al je tools.”
Rapportage
De laatste stap bestond uit het samenstellen van een rapportageoverzicht. Hiervoor zijn verschillende rapportagedashboards ontwikkeld waarmee kan worden bijgehouden hoe effectief de inspanningen van marketing en sales zijn.
Hoang: “Dankzij ons nieuwe rapportagedashboard heb ik nu inzicht in onze salesdata. Ik kan zien of onze verkopers het nieuwe proces volgen en of ze HubSpot efficiënt gebruiken.”