Plan een 1:1
Mollie

Van zelf implementatie naar HubSpot CRM en Sales Hub optimalisatie

Hoe Mollie erin slaagde meer uit HubSpot te halen en het gebruik met 200% te verhogen door marketing- en salesprocessen te standaardiseren.

Mollie: Vereenvoudig complexe financiële processen

Mollie is een pionier op het gebied van online betalingen en een bekende speler in de fintech-sector. Het bedrijf is een van de snelst groeiende betalingsverwerkers binnen Europa.

Mollie biedt zowel kleine als grote bedrijven een solide, gebruiksvriendelijke betaaloplossing waarmee ze hun salesprocessen efficiënter kunnen inrichten en eenvoudig kunnen opschalen.

Met een toegankelijke en duidelijke API faciliteert Mollie vrijwel alle denkbare betaalmethodes binnen één platform. Met een van de gratis plug-ins of pakketten kunnen klanten Mollie in hun gehoste webshop plaatsen, zonder dat ze vastzitten aan een abonnement. Zo streeft Mollie ernaar de vaak gecompliceerde en onduidelijke bankproducten en -processen die nog steeds veel worden gebruikt, te vereenvoudigen.

01

De data-uitdaging: It was either time to move on or get moving

De data-uitdaging: It was either time to move on or get moving

Mollie implementeerde HubSpot CRM aanvankelijk in 2017, maar naarmate het bedrijf verder opschaalde en de organisatorische en operationele veranderingen elkaar sneller opvolgden, raakte het idee van een holistisch HubSpot CRM-systeem steeds verder op de achtergrond. Hierdoor ontstonden er problemen op het gebied van data en processen binnen het HubSpot-portal. De salesteams konden HubSpot zo niet meer efficiënt inzetten om de voortgang van deals te volgen of hun salesactiviteiten te organiseren en te automatiseren. 

De HubSpot CRM en Sales Hub werkte in eerste instantie prima, maar het ging mis toen Mollie de tool door de jaren heen niet regelmatig herzag en verder ontwikkelde. Verkoopgegevens werden daardoor opgeslagen in aparte systemen. En toen Mollie opschaalde van een handvol tot meer dan 50 salesprofessionals kwamen er steeds meer niet-compatibele datasets in omloop. De oude methode om deals bij te houden – in Excel of een gedeeld Google Document – begon steeds nadeliger uit te pakken voor het bedrijf.

Hoang Pham, Head of Growth bij Mollie: “Het werd steeds lastiger om heen en weer te moeten springen tussen de verschillende punten waar onze data opgeslagen was. Dit leidde tot vertraging binnen het salesteam. Het enige waar we HubSpot voor gebruikten was wat administratieve werkzaamheden. We realiseerden ons toen dat onze salesteams HubSpot niet optimaal gebruikten en dat we niet alles uit HubSpot haalden wat erin zat.”

De HubSpot-portal van Mollie begon aanzienlijke problemen te vertonen wat betreft de integriteit, organisatie en automatisering van data. Hierdoor was HubSpot nauwelijks meer te gebruiken voor zowel marketing als sales. We stonden voor de keuze: doorpakken of verder zoeken naar een ander systeem. 

In plaats van de kostbare en tijdrovende overstap te maken naar een nieuw CRM besloot Mollie de mogelijkheden die HubSpot bood verder te onderzoeken en uit te breiden, en zich daarbij vooral op het proces te richten. Want hoewel de technologie zeker een belangrijke rol speelt, als het op de ROI aankomt, staat of valt alles met de juiste processen.

02

De oplossing: Orde in de chaos

De oplossing: Orde in de chaos

Hoang: “We wisten dat we hulp nodig hadden om het deze keer goed aan te pakken. Ik heb ervaring met CRM-systemen, maar ben uiteraard geen expert in software-implementatie. Dus namen we contact op met HubSpot om te vragen wie ons kon helpen met dit project. Dankzij de aanbeveling van HubSpot kozen we voor Webs. Zij zouden ons gaan helpen met het ontwarren van onze CRM-problematiek.”

Toen Mollie samen met Webs aan de slag ging met het HubSpot-portaal van Mollie, kwamen ze tot de ontdekking dat de meeste problemen te maken hadden met het ontbreken van een gestandaardiseerd proces. Nadat ze dit onderliggende probleem hadden geïsoleerd, begonnen Mollie en Webs aan de organisatie van het HubSpot CRM:

Opschoning van de data binnen HubSpot

De eerste stap was het vaststellen van de waarde van de data binnen de gehele lifecycle en de specifieke dealfase aan de hand van vragen als: "Is de data up-to-date, relevant en nuttig?" en "Welke gegevens zijn de moeite waard om te bewaren en wat kan weg?" Dit was een logische eerste stap voor Mollie, aangezien een rommelige en inconsistente database negatieve gevolgen kan hebben voor de productiviteit van marketing en sales.

Blauwdruk voor het proces

Na het opschonen van de data richtte Mollie zich op het creëren van een blauwdruk van het ideale proces. Hiermee werd in kaart gebracht hoe het marketing- en salesproces eruit zou moeten zien binnen het HubSpot-portal.

Hoang: “De blauwdruk was voor mij een grote eye-opener. Die maakte inzichtelijk hoe het CRM-systeem verband houdt met de processen van de Sales Hub en de Marketing Hub. Dankzij de blauwdruk konden we ook bepaalde stappen binnen het verkoopproces vereenvoudigen.”

Nadat het proces in kaart was gebracht, boog Mollie zich over de implementatie van het proces binnen HubSpot. Hierbij moest een jarenlang opgebouwd bestand van valse triggers, gedupliceerde eigenschappen en ongebruikte workflows en lijsten worden opgeschoond.

Salestraining

Nadat het HubSpot-portal rond een duidelijk proces was ingericht, gaf Mollie een dag lang salesworkshops om salesmedewerkers te leren hoe ze het nieuwe verkoopproces binnen HubSpot moesten gebruiken en uit te leggen hoe de meeste Sales Hub-tools werkten.

De acht gouden regels van HubSpot

Om ervoor te zorgen dat het nieuwe verkoopproces en het opgeschoonde CRM ook in de toekomst goed bruikbaar zouden blijven, maakte Mollie een samenvatting van de salesworkshops met als titel: 'De acht gouden regels van HubSpot'. In dit document staat alles wat nieuwe medewerkers moeten weten om HubSpot gezond te houden. Daarnaast geeft het duidelijk aan wat de voordelen zijn voor verkoopmedewerkers, zodat die zich het proces snel en volledig eigen kunnen maken.

Verbinding met ons ecosysteem van tools

Hoang: “Omdat we een vrij complex HubSpot-portal en een heel ecosysteem aan tools hebben, is het essentieel dat onze organisatie (en datzelfde geldt neem ik aan voor andere SaaS-organisaties) een schaalbaar en eenvoudig te beheren verkoopproces en integratieprogramma op poten heeft. Het trainen van ons verkooppersoneel was dus een fundamenteel onderdeel van dit project. Als het nieuwe verkoopproces niet was overgenomen door onze mensen had dit project nooit kunnen slagen. Bovendien was het voor ons erg belangrijk dat HubSpot aan onze andere tools kon worden gekoppeld. Gelukkig kwamen we erachter dat je dankzij HubSpot-integraties vrij eenvoudig data kunt delen tussen al je tools.”

Rapportage

De laatste stap bestond uit het samenstellen van een rapportageoverzicht. Hiervoor zijn verschillende rapportagedashboards ontwikkeld waarmee kan worden bijgehouden hoe effectief de inspanningen van marketing en sales zijn.

Hoang: “Dankzij ons nieuwe rapportagedashboard heb ik nu inzicht in onze salesdata. Ik kan zien of onze verkopers het nieuwe proces volgen en of ze HubSpot efficiënt gebruiken.”