Waarom is de Knowledge Base Agent essentieel voor jouw team?
De voortdurende uitbreiding en actualisatie van je kennisbank kan een tijdrovende taak zijn. Klantenservice-afdelingen moeten niet alleen antwoorden op veelgestelde vragen verstrekken, maar ook nieuwe, relevante informatie toevoegen wanneer dit nodig is. Helaas worden veel helpcenters vaak niet goed onderhouden of zijn ze verouderd, omdat er simpelweg geen tijd is om artikelen bij te werken.
De Knowledge Base Agent biedt dé oplossing voor dit probleem. Het systeem automatiseert het proces van het creëren van nieuwe artikelen op basis van echte klantvragen die via supporttickets binnenkomen. Hierdoor wordt je kennisbank niet alleen vollediger en actueler, maar ook relevanter, omdat de inhoud voortkomt uit daadwerkelijke klantbehoeften en niet uit gissingen.
Wat levert het op?
- Tijdswinst: Door het automatisch genereren van artikelen bespaart je team kostbare tijd, die ze kunnen besteden aan meer strategische en klantgerichte taken.
- Continuïteit en Actueel: De agent zorgt ervoor dat je kennisbank altijd up-to-date is, met inhoud die direct voortkomt uit klantvragen.
- Verbeterde Klanttevredenheid: Klanten krijgen sneller antwoord op hun vragen, wat de druk op je supportteam vermindert en de klanttevredenheid verhoogt.
- Gedeelde Verantwoordelijkheid: Het ondersteunt je team door repetitieve taken te automatiseren, waardoor ze meer focus kunnen leggen op complexe klantvragen.
Hoe werkt de Knowledge Base Agent?
De werking van de Knowledge Base Agent is eenvoudig en doeltreffend, met als doel een naadloze ervaring voor zowel je klantenserviceagents als je klanten:
- Identificatie van knowledge gaps Wanneer een klant een vraag stelt die niet direct kan worden beantwoord, markeert de Knowledge Base Agent de vraag als een knowledge gap en begint deze te verwerken.
- Verzamelen van data: De agent doorzoekt de relevante tickets, klantinteracties en e-mails om inzichten te verzamelen die de basis vormen voor het artikel.
- Automatische creatie van artikelen: De agent stelt een conceptartikel op op basis van de verzamelde gegevens. Dit artikel is goed gestructureerd, bevat bronnen en heeft een duidelijke uitleg, zodat je klanten direct geholpen kunnen worden.
- Beoordeling en publicatie: Je team krijgt het gegenereerde artikel te zien en kan het snel beoordelen. Ze kunnen het artikel aanpassen en verfijnen, zodat het perfect aansluit bij je klantenservicebehoeften, voordat het wordt gepubliceerd in de kennisbank.
- Zelflerend systeem: Hoe meer je de agent gebruikt, hoe effectiever hij wordt. Door zijn machine learning-algoritmes leert de agent continu van nieuwe klantinteracties en kan hij steeds beter voorspellen welke artikelen moeten worden aangemaakt.
Voordelen van de Knowledge Base Agent
- Efficiëntie verhogen: De Knowledge Base Agent neemt routinetaken over van je klantenserviceteam, zodat zij zich kunnen concentreren op complexere kwesties. Door tijd te besparen bij het genereren van artikelen, blijft er meer ruimte voor klantenservice van hoge kwaliteit.
- Continu onderhoud van de kennisbank: De agent helpt je kennisbank continu te vernieuwen, zodat je klanten altijd toegang hebben tot de meest actuele informatie. Dit voorkomt dat verouderde artikelen de klantbeleving beïnvloeden.
- Proactieve kennisdeling: De agent vult niet alleen hiaten op, maar draagt ook bij aan de proactieve groei van je kennisbank door artikelen te genereren op basis van nieuwe klantvragen. Hierdoor blijft je team altijd voorbereid op nieuwe verzoeken.
- Beter beheer van kennis: Door het automatisch genereren van inhoud op basis van klantinteracties, wordt waardevolle bedrijfskennis efficiënt overgedragen zonder handmatig werk. Dit maakt het eenvoudig om kennis in je organisatie te delen.
- Betere klanttevredenheid: Klanten ontvangen sneller antwoorden op hun vragen, wat de algehele klanttevredenheid verhoogt. Bovendien vermindert dit de werkdruk voor je klantenserviceteam, wat hen in staat stelt meer tijd te besteden aan het oplossen van complexere klantbehoeften.
Wat betekent dit voor je team?
De Knowledge Base Agent verandert je helpcenter in een dynamisch, zelf-updaterend systeem. Het bespaart je team uren werk die anders besteed zouden worden aan het schrijven en bijwerken van artikelen. Dit maakt het voor je team mogelijk om hun energie te richten op klantinteracties die meer strategische waarde hebben.
- Snel en efficiënt: Automatische artikelcreatie betekent dat je team snel kan reageren op nieuwe klantvragen zonder tijd te verliezen met het creëren van nieuwe artikelen.
- Geen duplicatie van werk: Het voorkomt dat je team artikelen moet creëren die al indirect door klantinteracties gedekt zijn.
- Groei van kennisbank: Je kennisbank groeit constant, met artikelen die zijn afgestemd op de daadwerkelijke klantbehoeften.
Vereisten
Abonnement: De Knowledge Base Agent is beschikbaar in de Service Hub Professional en Enterprise abonnementen van HubSpot.
HubSpot-Integratie: De agent werkt naadloos samen met je bestaande HubSpot Service Hub-omgeving, zodat je gegevens centraal blijven en je alles kunt beheren via één platform.
Meertalige ondersteuning: De Knowledge Base Agent ondersteunt alle talen die door HubSpot worden ondersteund, zodat je wereldwijde klanten effectief kunt bedienen.
Meer informatie?
Wil je meer weten over hoe je de Knowledge Base Agent kunt implementeren en hoe je deze effectief kunt gebruiken voor je klantenservice? Bezoek de officiële HubSpot Knowledge Base voor gedetailleerde uitleg en handleidingen of neem contact op met een HubSpot-specialist voor persoonlijke ondersteuning.
Lees Meer op de HubSpot Knowledge Base
