Hoe Topdesk de brug sloeg tussen HubSpot, Salesforce en commerciële groei

De oplossing & aanpak

Eerst het proces, dan de tooling

Webs hielp Topdesk niet alleen met de technische inrichting van HubSpot, maar vooral met het maken van de juiste strategische keuzes. Samen werd eerst gekeken naar de huidige situatie en naar de toekomstige procesplaat: hoe ziet het commerciële proces er vandaag uit, en hoe moet dat er straks uitzien in een wereld waarin HubSpot en Salesforce samenkomen?

Daarbij lag de focus niet op losse afdelingen, maar op het totale commerciële proces. Niet denken in marketing hier en sales daar, maar in één klantreis van eerste interactie tot omzet en klantgroei.

Vanuit die visie begeleidde Webs Topdesk bij:

• het definiëren van één centrale way of working

• het harmoniseren van processen over regio’s heen

• het opschonen van data

• het opnieuw inrichten van meetpunten en rapportages

• het leggen van de brug tussen marketing en sales binnen de nieuwe systeemarchitectuur

Veranderen terwijl de business blijft draaien

De grootste uitdaging was dat de verandering moest plaatsvinden terwijl de commerciële motor al draaide. Campagnes moesten live blijven, leads moesten blijven binnenkomen en teams moesten operationeel blijven.

Daarom koos Webs samen met Topdesk voor een gefaseerde aanpak. Intern werd dat treffend omschreven als: een vliegend vliegtuig waarvan de motor vervangen moet worden. Eerst bouw je de nieuwe motor op, daarna laat je die draaien, en pas dan haal je de oude weg.

Juist die aanpak bleek cruciaal. Op basis van het gezamenlijke inzicht en advies werden de eerste Salesforce-implementaties zelfs twee keer uitgesteld. Niet om te vertragen, maar om te voorkomen dat processen live zouden gaan voordat marketing, data en salesafspraken goed genoeg op elkaar aansloten.

Het resultaat & de impact

Een sterkere basis voor commerciële slagkracht

Hoewel Topdesk nog midden in de transitie zit, zijn de eerste resultaten duidelijk zichtbaar. De organisatie beweegt van veel regionale variatie naar één centrale manier van werken. Data is opgeschoond, meetpunten zijn uniformer ingericht en de basis voor een 360 graden klantbeeld is gelegd.

Daardoor wordt het steeds beter mogelijk om de impact van marketing op het commerciële proces te meten, op campagneniveau, regioniveau en uiteindelijk ook op omzetniveau. Ook is de samenwerking tussen marketing en sales sterker geworden, mede doordat de juiste stakeholders nu eerder en structureler betrokken zijn.

Voor Topdesk betekent dat vooral één ding: een betere commerciële motor die past bij de volgende groeifase van de organisatie.

Conclusie & key takeaways

De basis voor schaalbare, internationale groei

De transitie die Topdesk doormaakt laat zien dat groei niet alleen vraagt om betere tooling, maar vooral om betere samenhang. Zolang marketing, sales en service als losse onderdelen opereren, blijft schaalbaarheid beperkt en is echte grip op commerciële prestaties moeilijk te realiseren.

Door te kiezen voor één centrale manier van werken, een opgeschoonde database en een sterke verbinding tussen marketing en sales, heeft Topdesk een fundament gelegd dat past bij een internationale organisatie. Niet langer 18 variaties op hetzelfde proces, maar één duidelijke structuur die lokaal toepasbaar is en centraal stuurbaar blijft.

Wat deze case vooral onderstreept, is dat technologie pas waarde levert wanneer processen en teams op elkaar zijn afgestemd. De combinatie van een heldere strategie, de juiste volgorde in implementatie en een partner die verder kijkt dan alleen de tool, maakt het verschil tussen optimaliseren en echt transformeren.

Voor Topdesk betekent dit dat de commerciële motor niet alleen beter draait, maar ook klaar is voor de volgende fase van groei. Meer grip, meer inzicht en uiteindelijk meer impact.